Veilig bestanden versturen in het onderwijs
In het onderwijs worden veel bestanden met gevoelige gegevens verstuurd. Op deze pagina lees je waarom SecuDoc noodzakelijk is in het onderwijs om veilig bestanden te versturen!
Waarom SecuDoc noodzakelijk is
In het onderwijs worden veel bestanden met gevoelige gegevens verstuurd. Denk hierbij aan leerling dossiers (met bijvoorbeeld persoonsgegevens, leerprestaties en evaluaties, gegevens over de gezondheid van de leerling), cijferlijsten, huiswerk, opdrachten, verslagen, en toetsen en tentamens, als ook onderwijskundige rapporten die doorgestuurd moeten worden naar nieuwe scholen bij een overstap.
Het Ministerie van Justitie en Veiligheid heeft hiervoor een handleiding Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) opgesteld, waar instaat dat de verwerker (de scholen) “passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen moeten nemen” m.b.t. de gegevensbewerking van betrokkene (het kind/de ouders). In het kader van de AVG en het imago van jullie instelling wil je dan ook dat dit op een veilige manier gebeurt. Met SecuDoc ben je er zeker van dat jouw bestanden alleen nog maar op een veilige manier verzonden worden.Daarbij is het natuurlijk belangrijk dat kinderen met technologie om leren gaan, zeker op het gebied van veiligheid en privacy.
Als school AVG-proof documenten versturen
Sinds de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in 2018 van kracht is gegaan liggen er meer verantwoordelijkheden bij organisaties. Één van die verantwoordelijkheden is digitale beveiliging. Er dienen gepaste maatregelen genomen te worden met het oog op de bescherming van persoonsgegevens.
Sinds 2018 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) bij 400 overheidsinstanties, 91 ziekenhuizen, en 33 zorgverzekeraars gecontroleerd of zij een Functionaris gegevensbescherming (FG) hadden aangemeld.
Aleid Wolfsen (voorzitter Autoriteit Persoonsgegevens) ziet een enorme groei in het aantal vragen, klachten, en datalekken die worden gemeld. De bewustwording voor privacy is enorm toegenomen. Volgens Wolfsen heeft de AP zich in 2018 vooral geconcentreerd op herstelmaatregelen bij mogelijke overtreding van de AVG. Volgens Wolfsen zullen de klachten in 2019 vaker leiden tot onderzoek en sancties van de AP.
De AP heeft verschillende mogelijkheden om een overtrading tegen te gaan. Zij kan een waarschuwing geven, een boete geven, en een last onder dwangsom. Dit laatste heeft de AP recentelijk opgelegd aan het UWV, een bank, verzekeringsmaatschappij, en de nationale politie. Bij het bepalen van de boete kijkt de AP naar verschillende elementen, zoals de aard van de overtreding en het aantal betrokkenen. De AP bevindt zich nu in een traject met een aantal zaken waarbij zij handhavend gaan optreden. Voor deze zaken is de onderzoeksfase afgerond, en begint het eventuele boetetraject. Wolfsen geeft aan dat de AP zelf ook geschrokken is van het grote aantal meldingen, en dat zij qua capaciteit nog onder hetgeen nodig is zitten.
Het gebruik van SecuDoc is een goede oplossing voor het onderwijs om gevoelige bestanden volgens de AVG te versturen.
Veiligheid voor de school
Met SecuDoc kun je nu eenvoudig en snel grote bestanden veilig versturen. SecuDoc is te vergelijken met WeTransfer en Dropbox, alleen is onze funcitonaliteit veiliger en gebruiksvriendelijker. Je kunt grote bestanden tot 50 GB versturen naar jullie klanten, leveranciers en andere connecties. De online omgeving van SecuDoc kun je aanpassen in eigen huisstijl, met het logo van jullie instelling. Ook kun je een verzendprofiel toevoegen om zo de e-mails die je verstuurt in jullie eigen huisstijl te versturen. Op deze manier ontvangt de ontvanger jouw e-mail op een professionele en vertrouwde wijze.
Daarnaast kun je SecuDoc met meerdere personen tegelijk gebruiken, waardoor iedereen binnen jullie instelling veilig bestanden kan versturen.
-
Manager afdeling informatieverwerkingOmdat we regelmatig bestanden met privacygevoelige informatie verzenden naar en ontvangen van diverse instellingen, is veiligheid en betrouwhaarheid zeer belangrijk. SecuDoc levert hiervoor een prima systeem, en niet onbelangrijk, denkt met ons mee in oplossingen.
-
Medewerker P&OAls school voor speciaal onderwijs werken wij met gevoelige en bijzondere persoonsgegevens van de leerlingen. Secudoc maakt het mogelijk om deze gegevens op een veilige en makkelijke manier te versturen. Niet alleen leerlingenadministratie maar ook personeelszaken maken gebruik van Secudoc.
Veilig bestanden uitwisselen voor scholen
Om de veiligheid van jullie data en privacygevoelige gegevens te beschermen maakt SecuDoc gebruik van de beste technologieën op het gebied van online veiligheid. SecuDoc is op verschillende niveaus beveiligd. Zo is SecuDoc nooit in het bezit van de sleutel waarmee de bestanden versleuteld zijn. Ook werkt SecuDoc uitsluitend via Nederlandse servers. Zelf ervaren? Maak dan een proefaccout aan.
SaaS - geen extra software nodig
Om SecuDoc op jullie school te implementeren hoef je geen software te installeren. Het enige dat je hoeft te doen is een webbrowser te openen en naar www.secudoc.nl te gaan. Mooier nog is om SecuDoc aan de domeinnaam van uw school te koppelen; bijv. secudoc.jullieschool.nl.
SecuDoc is een SaaS-platform, dat betekent dat je altijd met de nieuwste versie werkt. Met enige regelmaat voeren wij updates uit om nieuwe functies toe te voegen en de veiligheid nog verder te verbeteren.
Zelf de touwtjes in handen
Je kunt één of meerdere beheerders toekennen aan jullie omgeving. Zo kun je zelf de controle bij je houden, en naar believen gebruikers toevoegen, bewerken en verwijderen. Daarnaast kun je als beheerder eigen verzendprofielen toevoegen om zo het uiterlijk van het portaal en het briefpapier van de e-mails in de huisstijl van jullie school in te stellen. Bovenstaande geldt alleen voor SecuDoc Business en hoger.
Kosteloze klantondersteuning
Komt je er even niet uit? Dan kun je tijdens schooltijden altijd contact opnemen met onze vriendelijke klantondersteuning, zodat jouw belangrijke documenten op tijd verstuurd kunnen worden. Heb je nog feedback op gebruik van SecuDoc? Of heb je andere speciale wensen? Laat het ons weten via sales@secudoc.nl of bel naar 024 - 301 02 01. Dan kunnen we kijken of we bepaalde functionaliteiten voor jullie kunnen ontwikkelen.
De beste oplossing voor veilig mailen en bestanden versturen
Start nu met Veilig Mailen. Vraag uw account aan en zorg ervoor dat u binnen 5 minuten uw eerste veilige mails en bestanden uitstuurt.
Neem contact met ons op
Wij helpen u graag met alle vragen die u hebt over SecuDoc. U kan ons via onderstaande mogelijkheden bereiken.